Bien choisir son logiciel de gestion, c’est stratégique

Les besoins d’une entreprise évoluent souvent beaucoup plus vite qu’on ne l’imagine. Parfois en quelques mois seulement.

Très rapidement, les utilisateurs souhaitent gagner du temps, automatiser certaines tâches, éviter les doubles saisies, mieux analyser les ventes, comprendre les stocks, comparer les périodes, suivre les paiements ou disposer d’indicateurs plus précis.

À ce moment-là, le logiciel ne sert plus seulement à enregistrer ce qui s’est passé. Il doit aussi aider à comprendre ce qui se passe dans l’entreprise.

Faire une facture n’est que le début

Une entreprise produit chaque jour énormément de données : ventes, achats, clients, fournisseurs, articles, commandes, stocks, marges, échéances, historiques…

Ces données ont de la valeur. Encore faut-il pouvoir les exploiter.

Un logiciel de gestion devrait permettre, directement ou avec des outils complémentaires, de répondre à des questions comme :

• Quels clients progressent ou diminuent ?
• Quels articles ne se vendent plus ?
• Quel est mon stock réellement disponible ?
• Quelles commandes fournisseurs vont prochainement reconstituer mon stock ?
• Quels clients paient régulièrement en retard ?
• Comment évolue mon chiffre d’affaires par rapport à l’année précédente ?

C’est là que prennent tout leur sens les outils de reporting, les tableaux de bord, la Business Intelligence ou les cockpits de gestion.

Penser dès aujourd’hui aux besoins de demain

Il n’est évidemment pas nécessaire de disposer de toutes les fonctions dès le départ.

En revanche, il est important de vérifier que le logiciel pourra évoluer si de nouveaux besoins apparaissent.

Une entreprise peut par exemple avoir besoin demain de gérer :

• les numéros de lots ou de séries ;
• les dates de péremption ;
• plusieurs dépôts ou emplacements de stock ;
• des tarifs particuliers ;
• des articles à tailles ou couleurs ;
• la fabrication ;
• des analyses plus avancées ;
• des tableaux de bord spécifiques ;
• des échanges avec d’autres applications.

Cette question peut devenir importante beaucoup plus rapidement qu’on ne le pense : dans six mois, un an ou deux ans.

Le prix de la licence n’est pas le coût réel

Une solution peu coûteuse peut parfaitement convenir lorsqu’elle correspond réellement aux besoins.

Mais lorsqu’une fonction manque, les utilisateurs mettent souvent en place des solutions de contournement : fichiers Excel, doubles saisies, contrôles manuels, exports, retraitements ou informations conservées en dehors du logiciel.

Chaque opération prise séparément semble parfois anodine. Répétée chaque jour, elle peut pourtant représenter beaucoup de temps sur une année.

Et si les limites deviennent trop importantes, changer de logiciel entraîne à son tour une reprise des données, du paramétrage, de la formation et une adaptation des méthodes de travail.

Le choix le moins cher au départ n’est donc pas nécessairement le plus économique à long terme.

Tous les logiciels n’ont pas la même capacité d’évolution

Certaines solutions sont conçues pour couvrir un périmètre précis. D’autres permettent d’ajouter progressivement de nouveaux modules, des fonctions complémentaires, des automatismes, des tableaux de bord ou des développements spécifiques.

Le bon logiciel n’est pas forcément celui qui possède le plus de fonctions.

C’est celui qui répond correctement aux besoins actuels sans devenir rapidement un frein lorsque l’entreprise souhaite aller plus loin.

Être bien conseillé avant de choisir

Choisir un logiciel de gestion ne devrait donc pas se limiter à comparer un prix ou une liste de fonctionnalités.

Il faut comprendre les méthodes de travail de l’entreprise, les informations qu’elle utilise, les opérations encore manuelles, les fichiers Excel déjà présents et les analyses qui pourraient devenir utiles.

Le rôle du conseil est aussi de regarder un peu plus loin que le besoin immédiat.

Il ne s’agit pas de proposer systématiquement la solution la plus puissante, mais celle qui correspond réellement à l’entreprise et qui lui laisse suffisamment de possibilités d’évolution.